Océ Automatic Meterreading bij Fokker Services
“Het werkt allemaal automatisch en razendsnel”
Beheer van 130 apparaten verspreid over 3 locaties
Toen Fokker Services besloot zijn apparatuur voor documentproductie te vernieuwen, nam men de gelegenheid te baat om het registreren van tellerstanden van alle apparaten te automatiseren. De oplossing werd gevonden met Océ Automatic Meterreading, een product waarmee het hele proces van verzamelen en beheren van tellerstanden, alsmede het verzenden van tellerstanden voor factureringsdoeleinden, wordt vereenvoudigd.
Documentbeheer bij Fokker Services
Fokker Services is een onafhankelijke leverancier van Aerospace en biedt ondersteuning voor een grote vloot aan diverse vliegtuigtypen. Het bedrijf verzorgt Logistic Programs, Flighthour based Component Repairs, Engineering and Documentation Support en Airframe Maintenance. Fokker Services ondersteunt eigenaren, operators en fabrikanten van vliegtuigen overal ter wereld met een uitgebreid pakket aan producten en services. Fokker Services heeft vestigingen in Woensdrecht, Nieuw-Vennep en Schiphol, Atlanta (Georgia, VS), Fairhope (Alabama, VS), LaGrange (Georgia, VS) en Singapore.
Een complexe stroom aan documenten, van vliegtuigspecificaties tot catalogi van reserveonderdelen, dient ter ondersteuning van deze services en wordt beheerd door de Information Management Group.
Het bedrijf probeert zo veel mogelijk bedrijfsprocessen te automatiseren en was een van de eerste organisaties die SAP, BAAN en andere IT-systemen implementeerde. Toen de Information Management Group besloot zijn machinepark van printers, copiers en faxen te stroomlijnen, wendde men zich tot Océ als oude vertrouwde zakenpartner voor hulp bij het automatiseren van dat machinepark en bij een zo effectief mogelijk gebruik ervan.
Een nieuwe tool voor efficiency
Voordat Fokker Services zijn apparaten voor documentproductie ging stroomlijnen, bestond het machinepark uit zo’n 400 copiers, printers, scanners en faxen. In samenwerking met Océ wist het bedrijf dit aantal terug te brengen tot zo’n 120 tot 130 multifunctionele apparaten die via een netwerk met elkaar verbonden zijn. En doordat alle apparaten nu met elkaar verbonden waren, leek dat de ideale gelegenheid om tellerstanden te automatiseren ten behoeve van de facturering. Anton Bakx, Application Manager bij Fokker Services:
“We stelden een proof of concept (PoC) op waarin reikwijdte en doelstellingen van het project duidelijk werden geformuleerd, om ervoor te zorgen dat alle neuzen in dezelfde richting wezen. Om dat te realiseren kwam Océ met Océ Automatic Meterreading als oplossing. Zodra Océ Automatic Meterreading was geïnstalleerd, werd het twee maanden lang op acht apparaten in een en dezelfde locatie getest. Daardoor kon het team de prestaties van de software en hardware testen.”
Automatisch registreren van tellerstanden
Fokker Services gebruikt Océ Automatic Meterreading nu voor het verzamelen en verzenden van tellerstanden ten behoeve van de facturering. De software legt automatisch de tellerstanden van alle Océ apparaten voor de gehele factureringscyclus vast om tijd te besparen en het risico op fouten te verkleinen. De tellerstanden kunnen worden gelezen op de portal Web Meter Reading, een beveiligde website die vanaf elke computer kan worden geopend. Océ Automatic Meterreading elimineert het gebruik van handmatige tellerstanden en biedt een duidelijk overzicht van alle standen, ter vereenvoudiging van de financiële administratie en facturering.
Minder overhead en administratieve taken
In het verleden werden tellerstanden opgenomen door medewerkers, maar die maakten soms fouten of sloegen machines over. Met als gevolg dat de boekhouding niet altijd klopte.
Het kwartaal daarop moesten deze machines dan extra worden gecontroleerd en gecorrigeerd, een voortdurend terugkerend probleem dat heel wat extra werk betekende. Nu registreert Océ Automatic Meterreading de tellerstanden automatisch voor elk apparaat, elke dag opnieuw. Dat bespaart de nodige manuren en garandeert een vollediger en nauwkeuriger gegevensoverzicht. Leo Huissen: “Ik hoef hier niets meer aan te doen. Ik kan nu achterover in mijn stoel leunen, want het werkt allemaal automatisch en ook nog eens razendsnel.”
Trends vaststellen
Met Océ Automatic Meterreading kan Fokker Services trends veel sneller vaststellen. “Op een bepaald moment merkten we dat de volumes voor kleurenprints toenamen. We zagen dat dit een nieuwe trend was en waarschuwden het bedrijf actie te ondernemen om het printen in kleur centraal, via de printerdrivers te beperken. Dat heeft ons uiteindelijk heel wat geld bespaard”, zo meldt Leo Huissen.
Effectief beheer van het machinepark
“Océ Automatic Meterreading helpt het bedrijf om zijn apparatuur aan documentproductiesystemen effectiever te beheren”, aldus Huissen.
“Als we een apparaat tegenkomen dat niet veel wordt gebruik, kunnen we het elders inzetten waar het beter past. Als een apparaat te veel wordt gebruikt, kan ik nagaan of er een betere oplossing voor die plek is. Aan de hand van de gegevens kan ik de printers die ik heb beter beheren. Océ Automatic Meterreading heeft ons zo heel wat voordelen opgeleverd.”