Océ en de provincie Zuid-Holland
Hoe Zuid-Holland geld bespaart door standaardisatie en slim beheer
De provincie Zuid-Holland wil gaan bezuinigen op beheerkosten die gekoppeld zijn aan kopiëren en printen, en wil de efficiency van zijn repro-afdeling verbeteren. Een partnerschap met Océ biedt daarvoor de oplossing met hardware, software en Océ Managed Print Services.
De uitdaging
De provincie Zuid-Holland wil gaan bezuinigen op beheerkosten die gekoppeld zijn aan kopiëren en printen. Bovendien wil men het papierverbruik verminderen met 40% en de taakbelasting van de servicedesk verlichten. Bovendien moet er efficiënter gebruik worden gemaakt van de repro-afdeling.
Oplossing en aanpak
Océ installeerde 100 printers van hetzelfde type en sloot deze allemaal aan op het netwerk voor optimaal gebruik binnen een FollowMe-printapplicatie. Efficiënt beheer werd gerealiseerd met de Fleet Monitoring servicemodule, een MPS-portal die voortdurend de status van alle apparaten controleert en deze informatie doorstuurt naar de Océ Service Desk, zodat er snel ter plekke kan worden ingegrepen. De workflow van de repro-afdeling werd verbeterd door de installatie van drie nieuwe, hoogvolume apparaten en software om het printproces vanaf het aannemen van jobs tot aan het archiveren te vereenvoudigen. Personeel werd door Océ getraind om een optimaal gebruik van de nieuwe werkmethode te garanderen.
De resultaten
Eindgebruikers kunnen met behulp van hun toegangspasjes hun printjob overal op kantoor ophalen, wat de flexibiliteit verhoogt en een duidelijker beeld van het papierverbruik verschaft. De Océ MPS-portal zorgt ervoor dat toner en nietjes altijd zijn aangevuld en dat fouten efficiënt worden afgehandeld. Daarmee verlost Océ de ICT-servicedesk van heel wat taken. Met behulp van de elektronische werkorder kunnen jobs gemakkelijk naar de repro-afdeling worden verzonden, waar nieuwe hardware en software voor een efficiëntere verwerking zorgt. Op deze manier kan door hetzelfde aantal mensen meer werk worden verzet.
Waarom koos Zuid-Holland voor Océ?
“Océ scoorde het beste bij de openbare aanbesteding wat betreft prijs, projectplan en levertijd”, aldus Henk Brands, coördinator van de afdeling Informatie en Automatisering. “Maar het zijn ook nog eens bijzonder prettige mensen om mee te werken, met een uitgebreide vakkennis.” Zijn collega, technisch projectmanager Paula Haanstra voegt daaraan toe: “Als er tijdens het implementatieproces iets misging, werd dat snel verholpen. Elke dag kwamen we ’s ochtends en aan het eind van de dag bij elkaar om de voortgang te bespreken.
Welke service werd er geleverd?
Océ kwam met Managed Print Services, een volledige oplossing voor hardware, software en services. Op basis van de aanbesteding leverde Océ alles voor de vereiste hardware, software en services. In de volgende fase implementeerde Océ Managed Print Services middels het projectplan dat samen met de provincie was opgesteld, met inbegrip van (open huis) opleidingsdagen voor medewerkers. Tijdens de gehele operationele fase verstrekt Océ dagelijkse service zoals per overeenkomst vastgelegd.
Minder hulpaanvragen bij de servicedesk dankzij proactief beheer van supplies en verbruiksartikelen
Proactief en efficiënt beheer door fleet operators
Organiseren van de workflow voor betere toegankelijkheid en efficiënt gebruik van de repro-afdeling
De MPS-portal biedt de volgende functionaliteit:
Voortdurende online statuscontrole van alle apparatuur
Beheer kan proactief worden uitgevoerd, op basis van meldingen
Tellerstanden kunnen worden gekoppeld aan accountingapplicaties
Betere beschikbaarheid en snelle responstijd
Over de provincie Zuid-Holland
Met bijna 3,5 miljoen inwoners is Zuid-Holland de provincie met de meeste inwoners van Nederland. Alle sociale thema’s komen aan de orde: van cultuur tot milieu, van stadsvernieuwing tot werkgelegenheid. De provincie heeft 2100 medewerkers in dienst. De meesten van hen werken in het provinciehuis, de overige medewerkers opereren vanuit de districtskantoren.
Over Océ
Océ helpt mensen die vorm geven aan onze wereld. Océ levert wereldwijd baanbrekende oplossingen op het gebied van printen en documentbeheer. Snelle Océ printsystemen verwerken wekelijks miljoenen zakelijke documenten. En overal ter wereld vertrouwen kantoormedewerkers op professionele services voor documentbeheer van Océ om hun organisatie probleemloos te laten verlopen.
Wat kunnen we voor u doen?
De provincie Zuid-Holland heeft zijn kantoorapparatuur en –beheer geoptimaliseerd. Océ zou voor u het volgende kunnen doen:
10-40% lagere kosten door optimaal gebruik van resources
Minder hulpaanvragen voor de servicedesk dankzij proactief beheer van supplies en verbruiksartikelen
Proactief en efficiënt beheer door fleet operators
Organiseren van de workflow voor betere toegankelijkheid en efficiënt gebruik van de repro-afdeling