ID-College blij met Océ als hofleverancier
Op woensdag 18 maart werd bij het ID-College het contract getekend dat het samenwerkingsverband regelt tussen het Regionaal Opleidingen Centrum in Zoetermeer en Océ-Nederland B.V. Ondertekenaars waren Hans Meijer namens het College van Bestuur van het ID-College en Wil Snijders namens de directie van Océ-Nederland B.V. Beiden toonden zich erg gelukkig met de voortzetting van de samenwerking en hopen op ‘een lang en gelukkig huwelijk’.
Aan de ondertekening ging een jaar van intensieve voorbereiding vooraf. Direct betrokken binnen het ID-College waren Hein Rubingh en Jeffry Thiele, respectievelijk Manager en Senior Adviseur van het Facilitair Bedrijf. Voor Océ werden de intensieve contacten onderhouden door Strategic Account Manager Onderwijs Remco Visser en zijn collega Marleen Bosmans. De Europese aanbesteding werd begeleid door Rob Bennink van BGC Grafisch Adviesburo BV uit Leeuwarden.
“Ongeveer een jaar geleden, in het voorjaar van 2008, zijn we begonnen met de inventarisatie”, aldus Hein Rubingh. “De belangrijkste vragen daarbij waren: Wat hebben we? Wat willen we? Waar willen we heen? Wat we hadden was een ondoordringbaar woud van copiers en printers. De voor- en nadelen hebben we lange tijd niet goed onder de loep genomen zodat er een wildgroei ontstond. Honderden kleine copiers en printers vonden hun weg naar de diverse afdelingen binnen het ROC; onze Helpdesk werd negen van de tien keer te hulp geroepen bij een printer. De oplossing moest gevonden worden in het inzetten van zogenaamde multifunctionals die veel minder storingsgevoelig zijn.” Jeffry Thiele: “We hadden gerekend op weerstand binnen de secretariaten; men zou immers moeten gaan lopen naar de printer die voordien nog op het bureau stond. Maar voor ons stond vast dat het niet langer kon zoals het ging: de honderden kleine copiers en printers moesten worden vervangen.” Er werd gewerkt aan een programma van eisen dat uitmondde in een bestek voor de Europese aanbesteding. Drie partijen waren in de race voor de levering van zo’n honderdtwintig multifunctionals. Uiteindelijk is de keuze op Océ gevallen.
Uit het boekje
Nadat het bestek voor de Europese aanbesteding in de markt was gezet duurde het vijf maanden tot de uiteindelijke gunning. Rob Bennink: “Het was een aanbesteding uit het boekje. De uitgangspunten waren helder, er lag een goede visie op het probleem, het programma van eisen was duidelijk. Er kon zodoende snel van start worden gegaan. Alle deadlines zijn gehaald en we zijn binnen het budget gebleven. Complimenten dus voor alle betrokkenen.” Uiteindelijk is voor de economisch meest aantrekkelijke leverancier gekozen. “Dat betekent niet per definitie dat die ook de goedkoopste is”, zegt Hein Rubingh. “We zijn uitgegaan van objectieve criteria, van cijfers.” Ook het College van Bestuur van het ID-College is blij met het resultaat van de aanbesteding. Hans Meijer: “We hebben veel vertrouwen in Océ: als leverancier van de multifunctionals, maar zeker ook als partner. Wij hopen op een lange, vruchtbare samenwerking.”
Wil Snijders, Business Unit Manager Document Printing en directielid van Océ-Nederland BV, benadrukt het partnership. “Het begint vandaag, na maandenlange inspanningen van onze afdeling sales en de mensen van het Facilitair Bedrijf van het ID-College, met het ondertekenen van het contract. Het echte werk moet wat ons betreft hierna beginnen. Wij willen graag meedenken en blijven zoeken naar verbeteringen. De eerste stap, het overschakelen van de kleine copiers en printers naar multifunctionals, is gezet; de tweede slag, de overstap van eenzijdig naar tweezijdig printen, kan mijns inziens snel geslagen worden.” Remco Visser vult aan: “De logistieke uitdaging ligt voor ons bij het managen van de hele documentketen. Wij kunnen een belangrijke rol spelen in het effectiever en efficiënter inrichten van de documentprocessen. De komende maanden zullen de oude machines uit de kantoren en schoolgebouwen van het ID-College verdwijnen. In mei en juni komen de vervangende Océ-machines hun plaats innemen. “We hebben dan nog een half jaar nodig om de puntjes op de i te zetten”, weet Jeffry Thiele. “Het jawoord is vandaag gegeven; wij gaan nu verder bouwen aan een langdurige, nauwe relatie.”
Meer informatie: www.idcollege.nl