SAP output optimalisatie bij RWE
Naadloze aansluiting SAP en output bij RWE
De energieleverancier RWE Nederland stapte onlangs over op de business software van SAP voor een aantal van zijn bedrijfsprocessen. Zoals veel bedrijven plukt het bedrijf daarmee de vruchten van een excellent stuk software. Precies zo ondervinden nogal wat bedrijven daarna de last van een gefragmenteerde omgeving voor de output (rapporten, geprinte documenten, digitale documenten). RWE en Océ installeerden samen Océ PrintKey®, de SAP-gecertificeerde totaaloplossing voor de outputomgeving van Océ.
SAP bij RWE: logische stappen
Bij RWE in Helmond zit Paul Hofman, manager Enterprise Application Services en projectmanager voor de omschakeling van RWE Nederland op SAP. “Omschakelen naar SAP was voor ons een logische stap,” zegt hij. “Onze bestaande oplossing was end-of-life en SAP is een uitstekende business software suite. We werken nu met SAP ter ondersteuning van onder andere facturatie, campagnes, customer service en business intelligence. Voor deze processen wilden wij op een inzichtelijke en laagdrempelige manier data ontsluiten, zowel voor onze outputomgeving als voor het archief.” RWE keek in de markt rond voor een passend antwoord en vond Océ naast zich.
Vertrouwd: Océ PRISMAsatellite for ERP
Océ’s vertrouwde oplossing voor de outputomgeving heet
PRISMAsatellite for ERP®. Dit volledig doorontwikkelde en dus zeer solide pakket draaide al jaren bij RWE, en met tevredenstellende resultaten. “Wij werkten al met Océ toen het hier nog Obragas heette,” vertelt Hofman. “Océ PRISMAsatellite® beheert onze printqueue en doet dat prima. We vroegen Océ om met ons mee te denken over de aansluiting van onze outputomgeving en ons archief op SAP.” Océ consultants en RWE management schreven samen een systeemdefinitie en bepaalden de scope van de implementatie. Daarna volgde de proof of concept. Dat leverde een interessante ontwikkeling op.
Nieuw: Océ PrintKey en SAP
Het bleek dat RWE hoge eisen aan de opwaardering stelde. De koppeling tussen zowel SAP als de outputomgeving, als tussen SAP en het archief, als tussen de outputomgeving en het archief moest in hoge mate toegankelijk en inzichtelijk zijn. Cyril Lousberg, applicatiebeheerder bij RWE: “We zochten een spin in het web, die steeds zou terugkoppelen wat er met een bepaalde job gebeurd is en nog gebeuren gaat.” Projectmanager Hofman vertelt: “We kwamen tijdens de proof of concept geleidelijk tot de conclusie dat een opwaardering van PRISMAsatellite niet genoeg zou zijn, gezien onze eisen qua functionaliteit.” De oplossing werd gevonden in Océ PrintKey®, de SAP-gecertificeerde koppeling met maximale flexibiliteit en ongekend inzichtniveau.
Océ PrintKey
Bij Océ vertelt consultant Jeroen van der Velde, coarchitect van de oplossing bij RWE, over de implementatie. “Océ PrintKey is een softwaremodule die tussen de verschillende elementen in het IT-landschap hangt. Het is ontwikkeld door onze collega’s van het Océ ApplicationLab in Duitsland en geeft de gebruiker een ongekend inzicht, terwijl het toch laagdrempelig is. Océ PrintKey neemt de data die SAP genereert en bewerkt die automatisch voor Océ PRISMAsatellite, Océ Document Designer of andere toepassingen. Daarnaast heeft het een directe terugkoppelfunctie naar SAP als er iets mis gaat: de gebruiker krijgt te allen tijde melding bij storingen in het outputproces. Is alles in orde, dan merkt de gebruiker juist niets.” Terug bij RWE vertelt Lousberg: “Als het fout zit, krijgen onze medewerkers een rode melding. Gaat het goed, dan staat alles op groen. Simpeler kan het niet, denk ik.”
Océ Document Designer
“Océ Document Designer® is onze oplossing voor het ontwerpen van formulieren,” vertelt Jeroen van der Velde. “RWE gebruikte JetForm, wat ook end-of-life is. Dat hebben we meteen aangeboden te vervangen. Toen zijn alle 120 formulieren van RWE opnieuw opgemaakt in Océ Document Designer, op basis van de aangeleverde SAP XML data. Vanwege de integratie met Océ PrintKey is Océ Document Designer in staat om een ‘Preview’ van het document te maken alvorens het geprint wordt. Met dit aspect is het dus mogelijk om voortijdig data problemen op te lossen, voordat er een volledige outputronde wordt opgestart vanuit SAP. Verder is bij de ontwikkeling van de documenten rekening gehouden met opkomende trend digitaal te factureren. RWE kan eenvoudig op de oplossing van Océ voortbouwen, tegen de tijd dat het bedrijf daadwerkelijk op e-invoicing overgaat.”
Primeur
“We hebben over het hele traject ongeveer anderhalf jaar gedaan,” vertelt Hofman. “Van RWE-zijde waren voor dit onderdeel drie collega’s betrokken, van Océ kwamen er zes: drie vanuit Océ-Nederland en drie vanuit Océ-Duitsland.” Inderdaad kon Océ-Nederland putten uit de kennis en ervaring van het Océ ApplicationLab in Duitsland. “Die deskundigheid zullen we ook toepassen in volgende trajecten,” vertelt Océ’s Jeroen van der Velde. “Voor de Nederlandse markt heeft RWE de primeur.” Zeker was het dan ook een avontuur voor de twee partnerbedrijven. Hofman: “Dat kwam niet alleen door de nieuwigheid van Océ PrintKey. Het was ook onze scope die veranderde, waardoor Océ PrintKey pas later ter sprake kwam. Océ wist mij er snel genoeg van te overtuigen dat dit nieuwe product aan onze eisen tegemoet kon komen, maar ik zei: Dan wil ik wel dat het werkt! Dus we zijn heel precies geweest, en toch wilde ik het project niet vertragen.” Lousberg vult aan: “Bovendien wilden wij ook geen black box opgeleverd krijgen. We moesten zelf kunnen begrijpen hoe ons eigen applicatielandschap werkte, natuurlijk. Beheersbaarheid was dus ook een eis.”
Acceptatie en productie
Na het testen van de oplossing begon een uitvoerige acceptatiefase. Van der Velde: “Tijdens deze fase worden alle betrokken afdelingen voorgesteld aan de nieuwe manier van werken. Ondanks dat de verandering eigenlijk het werk van onze mensen alleen maar makkelijker maakt, moet je zeer goed weten dat alles ook op ieders workflow aansluit. Anders heb je toch kans op chaos tijdens de productie. Ik ben heel blij dat RWE zich die lange acceptatiefase gepermitteerd heeft.” De acceptatiefase leverde tientallen punten op waar het systeem moest worden aangepast. “Dat je fouten ontdekt, is het probleem niet,” zegt Hofman. “Het gaat erom dát je ze ontdekt, en hoe je ermee omgaat.” Op 30 juni 2008 nam RWE Nederland het systeem in productie en inmiddels is Océ PrintKey onmisbaar geworden in de dagelijkse communicatie tussen het energiebedrijf en de vele huishoudens die hun energie uit Helmond betrekken. “Een doorsnee facturatie-ronde bij RWE behelst ongeveer 20.000 facturen,” aldus Lousberg. “Dat betekent 80.000 à 90.000 A4tjes. Dat, naast de dagelijkse klussen, zijn de momenten waarop het systeem tot zijn uiterste wordt belast. Tot nu toe gaat alles op de keper beschouwd zeer goed.”
Waardering
De veerkracht en vriendelijkheid van de Océ-consultants is waar Hofman de meeste waardering voor heeft. “Ondanks dat het een nieuw avontuur betrof en ondanks de zeker aanwezige tijdsdruk hebben ze steeds pal naast ons gestaan. Wij en zij werkten hier naast elkaar in dezelfde kamer. Steeds is de sfeer op de werkvloer goed gebleven, en dat is de belangrijkste reden waarom ik persoonlijk goede herinneringen heb aan dit project. Het zijn prettige mensen om mee te werken. Ook na het in productie komen van de oplossing zijn de jongens van Océ beschikbaar gebleven voor nazorg en consultatie. Vaker wel dan niet kwamen ze daarvoor gewoon weer bij ons langs. Zeer klantgericht.”