Productiviteit bij TNS NIPO nu vijftig procent sneller
TNS NIPO is het grootste bureau voor marktonderzoek in Nederland. De hoofdproducten van het bureau zijn de documenten waarin de services van het bedrijf worden beschreven en de onderzoeksresultaten worden vermeld. Wanneer inhoud en kwaliteit van deze documenten er goed uitzien, heeft dat ook een positief effect op het beeld van het bedrijf.
Bij TNS NIPO in Amsterdam vormen documenten een centraal element in elke fase van marktonderzoeken die worden uitgevoerd voor klanten in tal van sectoren. Projectvoorstellen bieden uitgebreide informatie over de services en onderzoeksmethoden van TNS NIPO. Gedrukte vragenlijsten en verklarende publicaties behoren tot de hulpmiddelen die worden gebruikt bij het verzamelen van gegevens. Onderzoeksrapporten en hand-outs zijn de uiteindelijke producten waarin de onderzoeksresultaten worden beschreven en aanbevelingen worden gedaan. "Het uiteindelijke rapport moet perfect zijn", aldus IT Manager Edwin Been. "Het wordt talloze malen gelezen en gekopieerd, en de klant bewaart het lange tijd om het te kunnen vergelijken met toekomstige onderzoeken en trends. Daarom moet het rapport van robuuste kwaliteit zijn en lang meegaan."
"We hadden te maken met een flink aantal overbodige prints omdat jobs onmiddellijk werden uitgevoerd en de printers geen mailboxfunctie hadden", zo meldt Been. "Bovendien probeerden gebruikers dikwijls printerproblemen op te lossen door tonercartridges en drums voortijdig te vervangen, hetgeen tot extra, onnodige en hoge kosten leidde." Het eerste antwoord op deze problemen bestond uit het verminderen van het aantal afdelingsprinters van drie naar een en het installeren van betrouwbaardere printers met mailboxfuncties. Elk van de zes afdelingen beschikt nu over een Océ CS31x5 zwart-wit printer en op de andere afdeling is er een Océ CS231 kleurensysteem aanwezig. Het tweede antwoord was ervoor te zorgen dat de 450 marktonderzoekers van TNS NIPO gemakkelijk jobs kunnen aanleveren bij de centrale printroom waar de kosten kunnen worden beheerd. Been: "Hoe gemakkelijker je het de gebruiker maakt, hoe beter het is."
Doorlooptijden met de helft ingekort
Om de documentproductie in professionele handen te houden, wilde de centrale printroom het aanleveren van jobs zo prettig mogelijk maken. Een combinatie van Océ PRISMA® software, Océ cutsheet printsystemen en Océ PRISMAsync controllers zorgde er niet alleen voor dat dit kon worden gerealiseerd, maar ook de doorlooptijden namen met de helft af en de capaciteit van de printroom kon worden vergroot. Software voor het aanleveren van jobs speelde een belangrijke rol bij de keuze van TNS NIPO voor Océ als partner voor de infrastructuur voor documentbeheer. "Bij andere software die we uitprobeerden, kostte het 15 klikken om een simpele printjob aan te leveren bij de printroom", aldus Been.
"Met Océ software konden jobs snel en gemakkelijk via een webportal worden ingediend." Tegenwoordig leveren marktonderzoekers jobs aan vanaf hun desktop met behulp van Océ PRISMAaccess. De werkorder is aangepast aan de eisen van TNS NIPO. Alleen de door de printroom geleverde services worden vermeld en de gegevens van de gebruiker zijn al ingevuld. Been: "In plaats van 15 klikken zijn er nu niet meer dan 5 of 6 nodig om een job naar de printroom te sturen."