Aannemer Hurks van der linden boekt grote winst in samenstellen van offerteaanvragen
Hurks van der linden gebruikt het product Océ Matrix Logic Professional voor de geïntegreerde aansturing van het printen van groot- en kleinformaat bouwdocumentatie. De verbeteringen in het reprografisch proces brengen met zich mee dat de capaciteit van de repro (opnieuw) vergroot is en dat voor de organisatie zowel de bedrijfszekerheid als de flexibiliteit is toegenomen.
Als uit een grote verzameling documenten subsets moeten worden samengesteld die op flink aantal verschillende adressen moeten worden afgeleverd, dan ligt het voor de hand om hiervoor een matrix te maken. Op de y-as de documenten, op de x-as de geadresseerden, en dan aankruisen wat naar wie gaat. Als vanzelf ontstaat een overzicht van het aantal kopieën dat van elk afzonderlijk document moet worden gemaakt en van de samenstelling van elke gewenste subset. Eenvoudiger kan bijna niet.
Zo werkt dus ook de afdeling Calculatie van Hurks van der linden uit Sint-Michielsgestel (onderdeel van de Hurks groep) wanneer er offerteaanvragen worden uitgestuurd voor een nieuw bouwproject. Dit gebeurt aan de hand van door de opdrachtgever aangeleverde bestekdocumentatie. Dat kan gaan om tientallen grootformaat tekeningen en honderden A4-pagina’s met toelichtingen, omschrijvingen, adviezen en voorschriften. Voor de onderaannemers die worden uitgenodigd om op hun beurt hun voorstellen te doen, en dat kunnen er ook tientallen zijn, moeten de relevante tekeningen en omschrijvingen uit de totale documentatie worden geselecteerd. De afdeling Calculatie maakt de bijbehorende document distributiematrix in een Excel sheet. Zo gebeurt het al jaren en zo gebeurt het nog steeds. Het effect van Océ Matrix Logic Professional zit in het vervolg.
Documentset als eenheid
Piet van der Heijden (hij glimlacht als je hem Hoofd Repro noemt, want hij werkt al zo lang hij in dienst is bij Hurks van der linden alléén) vertelt hoe hij tot voor kort de documentsets samenstelde. “Ik maakte volgens de opgave van elk document het nodige aantal kopieën, legde die op stapeltjes in de stellingen en liep daarna voor elke onderaannemer de stellingen langs om gewenste set samen te stellen. Dat ging wel goed hoor, maar het was nogal tijdrovend en tja… ik hield wel eens een tekening over en kon dan met geen mogelijkheid nog zeggen in welke set die had moeten zitten.”
Het geheim van Océ Matrix Logic
Professional schuilt ten principale in het feit dat er niet langer afzonderlijke documenten worden gekopieerd maar documentsets worden geprint. Vooraf wordt de totale bestekdocumentatie naar digitale bestanden geconverteerd. De Excel sheet van de afdeling Calculatie wordt overgezet naar Océ Matrix Logic Professional en aan de hand daarvan worden de Océ TDS800 en de Océ VarioPrint 2090 aangestuurd om vanuit de digitale bestekdocumentatie, set voor set, grootformaat en kleinformaat, de voor onderaannemers benodigde documenten te printen. En passant wordt aan elke set een (gekleurd) voorblad toegevoegd waarop de inhoud van de set en de geadresseerde staan vermeld. Het enige dat Piet van de Heijden nog hoeft te doen is, de twee stapels outputsamenvoegen en in een enveloppe stoppen.
Het tijdrovende sorteerwerk is voorbij. Elke set is compleet volgens specificatie en hij houdt nooit meer een tekening over. Overigens zet Van der Heijden zelf de nu bereikte verbeteringen in zeg maar ‘historisch perspectief’. “Het is weer een stap verder,” zegt hij. “Toen ik in het begin van de jaren negentig hier kwam werken als operator van de repro, was ik in mijn eentje in staat om met de machines van toen zo’n 8.000 grootformaat tekeningen per jaar te kopiëren. Het bedrijf is enorm gegroeid, maar ik werk nog steeds alleen en lever nu 80.000 tekeningen per jaar. De software die we nu hebben geïnstalleerd past naadloos in deze ontwikkeling en zorgt ervoor dat ik het werk nog wel weer een tijdje alleen af zal kunnen. Dat is niet alleen omdat ik die stellingen niet meer hoef af te lopen. De flexibiliteit is ook toegenomen. Ik hoef niet eerst alles te kopiëren voor we kunnen afwerken. Ik kan nu een paar sets printen, en straks weer een paar. Zonder problemen kan het werk worden onderbroken voor een spoedklus. Ik kan vandaag een aantal sets op de post doen en morgen de rest. Er kan dus niet alleen méér met de machines die er al stonden, het werk wordt er ook aangenamer van, minder paniek en zo.”
Ordelijk en bedrijfszeker
Vanuit de organisatie weet Eddy Duin nog enkele zeer positieve neveneffecten van Océ Matrix Logic Professional te noemen. Hij is hoofd van de afdeling Calculatie, de afdeling die centraal staat ten tijde van een aanbesteding, en kan deze effecten dus beter dan wie ook beoordelen. “Je merkt het aan de waardering die we krijgen van de onderaannemers,” zegt hij. “In het offertestadium staat iedereen onder druk en als wij de documentatie een dag eerder de deur uit krijgen hebben zij een dag meer om te rekenen. Er zijn minder verstoringen en elke onderaannemer die wij uitnodigen kan er van uit gaan dat wat wij opsturen compleet is en er nooit iets nagestuurd hoeft te worden. Als we in een later stadium om wat voor reden nog een extra set nodig hebben dan kan Piet die maken zonder dat zijn werk van dat moment verstoord wordt. Hij hoeft de matrix maar op te roepen en de bedoelde set aan te wijzen en de printers doen de rest. Het proces als geheel is ordelijker geworden, misschien is dat het goede woord. En dat bevordert de bedrijfszekerheid.”Zelfs collega bouwbedrijven blijken onder de indruk. “We werken bij verschillende grote bouwprojecten samen met andere bouwers. Die laten dan graag de documentatie van het project door ons verzorgen. En als we hier vergaderen zijn ze verbaasd als ze zien hoe gemakkelijk we ‘even’ een tekening kunnen opvragen en hoe snel die dan geleverd wordt.”
Haasje over: input en output
Het komt vaker voor: doordat ontwikkelingen op het ene gebied een sprong vooruit maken, komen die op een ander gebied weer een beetje achterop. Zo ook in dit geval: Met behulp van Océ Matrix Logic is het outputproces bij de bouwdocumentatie zozeer gestroomlijnd dat er wensen ontstaan aan de inputkant. Zowel Duin als Van der Heijden stellen vast dat zij eigenlijk het liefst hebben dat een opdrachtgever de bestekdocumentatie op papier levert. Elektronisch, op CD, met al die formaten, dat is alleen maar lastig. “Het komt zelfs voor,” zegt Van der Heijden, “dat ik elektronisch aangeboden materiaal zelf eerst uitprint en dan weer inscan. Dat lijkt omslachtig, maar het is vaak het handigst.” Zo houdt ook een tevreden gebruiker iets te wensen.
Over Hurks van der linden
In 1918 werd in Sint-Michielsgestel Bouwbedrijf Van der Linden opgericht. Sinds 1 januari 2003 maakt dit bedrijf als zelfstandige werkmaatschappij deel uit van de Hurks groep (Eindhoven), onder de naam Hurks van der linden. Het bedrijf heeft een omzet van ca. 70 miljoen euro en ruim 200 medewerkers in vestigingen in Sint-Michielsgestel en Alphen a/d Rijn. Hurks van der linden is vooral actief in de utiliteitsbouw, met enig accent op onderwijs en gezondheidszorg.
Meer informatie: www.hurks.nl
Over Océ Matrix Logic Professional©
Het initiatief voor Océ Matrix Logic Professional werd genomen bij Océ-Nederland, dat daarmee eens te meer blijk gaf van de grote betrokkenheid met de Nederlandse bouwwereld. De eerste versie van de software werd ook ontwikkeld in ’s-Hertogenbosch. Inmiddels is het idee overgenomen en verder ontwikkeld door de software ontwikkelgroepen in Venlo, mede met het oog op de internationale markt. Bij het uittesten van de nieuwste versie (V3) is Hurks van der linden reeds betrokken geweest, zodat het voor de hand lag dat juist dit bouwbedrijf ook als eerste gebruiker van het nieuwe product te boek staat.