Architecten Blokhuis Braakman & AG Nova
Integratie voert tot moeiteloze registratie van kosten
Twee Amersfoortse architectenbureaus profiteren van een ontwikkeling waarbij printen en kopiëren van grootformaat tekeningen een directe verbinding krijgt met de aanwezige ICTomgeving. Deze ontwikkeling werd mogelijk in het spoor van de nieuwe generatie digitale grootformaat printers en de alerte reactie daarop van een softwareontwikkelaar, die zich specifiek richt op de behoeften van de architect. Resultaat: probleemloze registratie en doorbelasting van de printkosten. In eigen huis bovendien, want ook dat is een keuze die sinds de introductie van de nieuwe generatie printers opnieuw gemaakt wordt.
“Het zijn van die dingen waarvan je weet dat ze moeten gebeuren. Registreren van de tekenkosten, het printen en kopiëren dus. In een relatief kleine groep zoals de onze weet je ook dat je het zelf moet doen. Er is niemand die het van je overneemt. Maar het is je eigenlijke werk niet en dus zou je willen dat je er af was. En welbeschouwd zijn we er nu van af.”
Architect Albert-Jan Braakman van het Amersfoortse bureau Blokhuis Braakman wil wel toegeven dat de tekenkosten ten opzichte van de totale bouwsom een bijna verwaarloosbare kostenpost vormen. “Maar zo moet je ook niet rekenen”, zegt hij. “Wij zijn maar met ons zessen en toch produceren we op jaarbasis voor ongeveer 20.000 euro aan grootformaat tekeningen. Reken maar uit: ongeveer 6.000 meter voor 3 tot 4 euro per meter. Ten opzichte van onze omzet is dat wel degelijk een relevante kostenpost, die de moeite van zorgvuldige doorbelasting heus wel waard is. En dus ook de moeite van zorgvuldige registratie, want als je dat niet doet komt er van doorbelasten ook niets terecht”.
Blokhuis Braakman: zekerheid zonder moeite
Langs deze weg redenerend lag het voor de hand dat Blokhuis Braakman eerder dan gepland overstapte op de nieuwste generatie grootformaat printsystemen. Een Océ TDS400 om precies te zijn, die vanuit alle aanwezige werkstations kan worden aangestuurd. De directe aanleiding was weliswaar dat de vorige grootformaat plotter mankementen begon te vertonen. En natuurlijk speelde mee dat het plotten als zodanig inmiddels kon worden vervangen door printen en dat de nieuwste digitale printers ook geschikt te maken waren om mee te kopiëren. Maar toch. Dat laatste vergde wel een extra investering in een grootformaat scanner en de aanwezige kopieermachine voldeed eigenlijk nog prima. Wat dat betreft, zo benadrukt Braakman, waren het de mogelijkheden tot automatische registratie die de doorslag gaven om toch ook de kopieermachine te vervangen. Ongeacht de uitvoering – print of kopie – zou het registreren van de opdrachten ‘vanzelf’ gaan. Met een minimum aan aandacht toch maximale zekerheid, wat zou men nog meer willen?
Leveranciers namen het voortouw
Het mooie was dat het architectenbureau zelf maar weinig hoefde te doen om deze trefzekere registratie te verkrijgen. Alles was al gedaan. Blokhuis Braakman gebruikte voor de bedrijfsvoering en administratie al enige tijd het softwarepakket Assistance PSO, een ERP-pakket dat nu weliswaar de dienstensector in bredere zin benadert, maar dat in oorsprong is opgezet voor architectenbureaus Voor het grootformaat kopiëren en printen was Blokhuis Braakman al sinds jaar en dag klant van marktleider Océ. Het toeval wilde dat juist deze beide leveranciers een samenwerking waren aangegaan, wederzijds exclusief, om accountinginformatie met betrekking tot de prints en kopieën automatisch over te dragen van de printsystemen naar de verschottenadministratie. Resultaat van de samenwerking was dat in de ERP-software een module werd opgenomen onder de naam Assistance Océ Accounting. Deze module neemt de accounting-informatie over (projectnummer, afgedrukte oppervlakte, opdrachtgever en artikelomschrijving) die wordt ‘klaargezet’ door de printersoftware (Océ Account Center). Bij deze gegevens wordt de prijs berekend aan de hand van een tarieventabel en vervolgens wordt het geheel weggeschreven naar de verschotten-boekhouding. Daarmee is de registratie van het tekenwerk compleet en beschikbaar voor verdere verwerking, zoals facturering. Alles volautomatisch. De medewerker die de printopdracht geeft heeft als enige verplichting dat hij of zij het projectnummer en andere basisgegevens moet opgeven. Daarbij kan moeilijk iets mis gaan, want de printersoftware accepteert een printopdracht niet als er gegevens ontbreken. 100% zekerheid dus, met een minimum aan aandacht. Precies zoals Braakman het wenste. “Het is je eigenlijke werk niet en wil je er van af. En welbeschouwd zijn we dat nu”
AG Nova: printwerk in eigen huis
Bij Braakman's collega’s van AG Nova, eveneens in Amersfoort, speelde bij de aanschaf van het nieuwe printsysteem nog een andere overweging. Voorheen besteedde AG Nova het grootformaat printen namelijk uit. Blijkbaar heeft de nieuwe generatie grootformaat printsystemen ook deze keuze beïnvloed, want na de introductie van Océ’s TDS-printers heeft AG Nova besloten om het grootformaat printwerk voortaan in eigen huis uit te voeren.
Ook AG Nova gebruikt Assistance PSO, en dan met name het financieel/administratieve deel daarvan. En ook AG Nova past de Océ Accounting module toe, waarvan het effect welhaast nog groter is dan bij Blokhuis Braakman. Peter Wijnolts, bureaumanager van de vestiging, vertelt er over: “We verstuurden destijds de tekeningen al wel in de vorm van digitale bestanden naar de externe repro, maar daar moest dan per fax nog een opdrachtbon bij worden verzonden. Tamelijk omslachtig dus. En op de weg terug gold al net zoiets. We kregen – noem het maar – verzamelrekeningen, die we nog moesten uitsplitsen naar de verschillende projecten. Terwijl dus het printwerk zelf al helemaal digitaal ging vergden nota bene de registratie en administratie nog veel handwerk, met alle tijdverlies en foutkansen van dien. Daar zijn we in één klap van af”.
Wijnolts bevestigt vervolgens de argumenten die ook Braakman aangeeft ten faveure van het in eigen beheer hebben van de printer. “Je bent flexibeler. Je bent namelijk in staat last minute wijzigingen door te voeren, bij wijze van spreken als je al klaar staat om naar een presentatie te gaan. En als de deadline nadert kun je ook in de avonduren terecht. Als je er ook dan nog zeker van kunt zijn dat zelfs in de meest hectische situaties de administratieve afhandeling vlekkeloos zal verlopen, heeft dat alleen maar voordelen”.
Zelf heeft Wijnolts geen bemoeienis met de administratie en dus ook niet met de administratieve software. “Maar ik heb er ook geen omkijken naar”, stelt hij tevreden vast. “Het systeem dwingt alle medewerkers tot het invullen van de basisgegevens. Anders komt die print er domweg niet. En als de gegevens eenmaal zijn ingevoerd, gaat de rest vanzelf en kan men aan de andere kant de informatie opvragen wanneer men daar aan toe is”. “Als je er zeker van kunt zijn dat in de meest hectische situaties de administratieve afhandeling vlekkeloos zal verlopen, heeft dat alleen maar voordelen”
Een toekomstbestendige aanpak
Op de vraag waarom de Océ Accounting module alleen voor grootformaat printers wordt toegepast geven zowel Wijnolts als Braakman een eenvoudig antwoord: “Dat is een kwestie van volume. In het grootformaat brengt de investering zijn geld op, in de sfeer van A4 en A3 is dat niet het geval. Of misschien moeten we zeggen: nog niet”.
Eenzelfde antwoord geven zij als het onderwerp ‘kleur’ aan de orde komt. “We printen maximaal A3 in kleur. Grootformaat kleur wordt pas actueel als onze klanten er om vragen en dat zien we nog niet in voldoende mate”. Beide gesprekspartners beamen echter grif dat de nu gekozen aanpak van het registreren en administreren van printkosten één op één toepasbaar zal zijn op zowel kleinformaat als kleur. Zij vinden het zichtbaar een rustgevende gedachte dat een investering die reeds rendeert bij toepassing in uitsluitend grootformaat zwart-wit, extra voordelen zal kunnen hebben in de sfeer van kleinformaat en kleur. Zodra de situatie dat vereist zullen die toepassingen er ook komen, mag men aannemen.
Meer informatie: www.blokhuisbraakman.nl en www.agnova.nl