Gemeente Beverwijk is digitaal!
De gemeente Beverwijk (Noord-Holland) telt ruim 37.000 inwoners.
Caroline Schoemaker is als Projectleider Digitalisering werkzaam bij deze gemeente. In deze rol is zij verantwoordelijk voor het opzetten van de organisatie rondom het digitaliseren van de documentstromen binnen de gemeente Beverwijk.
Het huidige digitaliseringsproject is mede opgestart met het oog op de nieuwe huisvesting van de gemeente Beverwijk, die naar verwachting eind 2011 wordt opgeleverd", zo vertelt Caroline Schoemaker. "In deze nieuwe huisvesting zullen de meeste gebruikers niet meer over een eigen, vaste werkplek beschikken. De mensen zullen dus op wisselende plekken in het pand hun werk doen, terwijl ze toch de beschikking moeten hebben over hun documenten. Een digitale documentomgeving biedt dan uitkomst."
"Maar ook de dienstverlening aan burgers en andere belanghebbenden vormt een belangrijke reden voor het digitaliseringsproject. Digitale documenten zijn immers veel sneller en beter toegangkelijk", aldus Caroline Schoemaker. "Naast het reeds bestaande analoge archief, dat stap voor stap helemaal wordt gedigitaliseerd, worden nu ook alle relevante inkomende poststukken gedigitaliseerd."
Voor het scannen van grootformaat documenten maakt de gemeente Beverwijk gebruik van de Océ TC4 scanner. "De scankwaliteit, maar ook het feit dat de scanner alle formaten tot A0+ (914 mm) in zowel zwart/wit als kleur kan scannen, waren de belangrijkste redenen om voor de Océ TC4 scanner te kiezen", zo stelt Caroline Schoemaker. "De documenten worden met een resolutie van 300 dpi gescand naar het formaat PDF/A-1b. Dit formaat is gekozen vanwege de wettelijke verplichting én het feit dat dit een zogenaamde open standaard is. Daarmee wordt voorkomen dat op langere termijn conversies van de bestanden noodzakelijk zijn. Voorafgaand aan het scannen worden de documenten voorzien van meta-gegevens en een barcode. De gescande bestanden worden opgenomen in het Document Management Systeem van de gemeente."
In eerste instantie bleek het scannen naar PDF/A niet zonder meer mogelijk. Deze situatie was niet wenselijk voor de gemeente Beverwijk. Volgens Caroline Schoemaker is Océ hier echter pro-actief mee omgegaan. Na overleg tussen beide partijen is door een software specialist van Océ een module ontworpen waarmee de Océ TC4 scanner nu direct naar PDF/A kan scannen. "Wij zijn als gemeente Beverwijk voorloper op het gebied van digitalisering van documentstromen. Het is voor ons dan ook geen enkel probleem geweest om met Océ mee te denken over nieuwe functionaliteit. Uiteindelijk heeft dat geleid tot een prima werkende oplossing waarmee wij nu ons voordeel doen. En dat de nieuwe functionaliteit ook voor andere partijen interessant is, blijkt wel uit het feit dat inmiddels meerdere gemeenten zijn komen kijken bij ons!"