Océ helpt gemeente Coevorden te digitaliseren
Geavanceerd werkgroep printen, kopiëren en scannen
De in het prachtige Drentse land gelegen gemeente Coevorden heeft zo’n 36.000 inwoners, verdeeld over de stad Coevorden en 28 kernen. Sinds 1900 verstrekte de gemeente 38.000 bouwvergunningen en 3.400 milieuvergunningen. Binnenkort staan ze allemaal on line en kan iedereen de bouw- en/of milieugeschiedenis van elk adres in de gemeente raadplegen. Océ speelde zowel in de software als in de hardware bij dit project genaamd “Hebbes!” een belangrijke rol.
De gemeente Coevorden was gewend aan de kopieerkwaliteit van de Océ TDS400 voor grootformaat en de Océ 3155 voor A4-documenten. Beleidscoördinator Informatisering Erik Euwema: “Door de unieke software (Océ Scan Logic) in de machines zijn de kopieën als het ware nog beter dan het origineel.” Zowel op de gang als in de repro van het gemeentehuis stonden al langere tijd kopieermachines en printers van Océ.
Toen besloten werd om het totale archief aan bouwvergunningen en milieuvergunningen te digitaliseren, lag het dan ook voor de hand dit met Océ systemen te doen: “Een scan is immers niets anders dan een kopie, maar dan zonder de reproductie op papier”, aldus Euwema. Hij was aangenaam verrast toen bleek dat Océ niet alleen Scan Logic maar ook Scan to Process (deze software plaatst de digitale documenten direct op de juiste plaats in het bijbehorende werkproces) kon aanbieden.
De keuze voor digitalisering is relatief snel gemaakt, maar de inrichting van het scanproces vergde nog enkele hoofdbrekens. In het toepasselijk “Hebbes!” gedoopte project gaat het om 38.000 bouwvergunningen uit het archief vanaf 1900 en om 3.400 milieuvergunningen. Essentieel is natuurlijk in welk document management systeem (DMS) de digitale documenten moeten worden opgeslagen en geraadpleegd.
De gemeente doorliep een selectieproces met drie leveranciers van standaard oplossingen, maar kwam uiteindelijk uit bij Gemeenteoplossingen, een vierde bedrijf dat zich onderscheidde door de flexibele wijze waarop de software kon aansluiten bij de gewenste functionaliteit. “Onze eindgebruikers uit de hoek van post en archief waren sterk vertegenwoordigd in de projectgroep en hadden hierin een belangrijke stem”, vertelt Euwema, die zelf ook in de projectgroep zat, samen met projectleider Geke Mennink (team Communicatie).
Ontsluiten via internet
Het belang van Communicatie in dit project heeft te maken met de tweede doelstelling van de digitalisering. De eerste doelstelling is relatief eenvoudig, namelijk het elimineren van fysieke archiefruimte, noodzakelijk vanwege de geplande verhuizing naar een ander kantoorpand, waar men zo weinig mogelijk dure vierkante meters wilde inruimen voor het archief.
Maar de tweede doelstelling heeft alles te maken met communicatie. Coevorden wil per adres alle voor dat adres geldende bouw- en eventueel milieuvergunningen via het internet ontsluiten en inzichtelijk maken voor belangstellenden; vandaar Hebbes! “Bedrijven die zich ergens willen vestigen, ondernemingen die een andere onderneming willen overnemen, maar ook burgers die een huis kopen: zij zijn allemaal zeer geïnteresseerd in de bouwkundige en milieutechnische geschiedenis van een bepaald pand.”
25.000 euro
Coevorden is naast Nijmegen de enige gemeente in Nederland die er in is geslaagd deze unieke ontsluiting per adres te realiseren. Recent ontving de Drentse gemeente voor dit project een oorkonde van het ICTU-programma advies@overheid.nl. Omdat Hebbes! meedeed aan de pilot van dit binnen de overheid bekende programma ontving Coevorden een subsidie van 25.000 euro op het project. Euwema: “Maar het betekende ook een verzwaring van de projecteisen, vooral op het gebied van de metadata, die aan de gegevens moeten worden toegekend. Labelen noemen we dat hier. Anderen spreken van indexeren.” Dat laatste gebeurt handmatig door vijf speciaal daarvoor aangetrokken medewerksters die via een reïntegratieproject zijn ingezet. Twee van hen zijn overigens inmiddels de bestaande organisatie in gegaan en hebben er dus een volwaardige baan aan overgehouden.
Herkenning
De digitalisering van het bouwvergunningenarchief (230 meter) was een te omvangrijke klus om intern te doen. Dat is uitbesteed aan Van Buuren Document Solutions, een daarin gespecialiseerde partij. Nieuwe bouwvergunningen scant de gemeente wel zelf, zo’n 1.000 per jaar. En de conversie van de 3.400 milieuvergunningen heeft Coevorden ook zelf gedaan. Hoewel een deel van het labelen (indexeren) dus handmatig gebeurt, zit er ook een stuk automatisering in het scanproces waarbij Océ een belangrijke rol speelt.
Als de dossiers zijn geschoond van paperclips, gevouwen papier en nietjes, gaan ze door de scanner, daarbij van elkaar gescheiden door pagina’s met een barcode. De barcodes zorgen voor de eerste, automatische indexeringen die door de scansoftware van Océ worden herkend. Uiteraard zijn er profielen gedefinieerd in dezelfde software. Vervolgens treedt de Scan to Process software van Océ in werking. De documenten worden in het gewenste digitale formaat aangemaakt (pdf voor A4-tekst en tiff voor tekeningen) en automatisch in de bijbehorende dossierdirectory op de server geplaatst. Uit deze directory haalt de scan operator de te labelen documenten. Via een actuele koppeling met het burgeradministratiesysteem van de gemeente (GBA), zorgt de applicatie dat altijd het juiste adres aan de bouw- of milieuvergunningen is verbonden. Overigens gaan de tekeningen vanuit de Océ TDS400 niet via
Scan to Process maar via Océ Engineering Exec en Océ Name Logic naar het digitale archief.
Meer informatie: www.coevorden.nl