Océ introduceert SAP op VNSG congres
SAP gecertificeerde bi-directionele interface voor intelligent outputmanagement
's-Hertogenbosch, 27 april 2009 - Op het VNSG congres in Maastricht, wat plaats vond op 16 en 17 april, heeft Océ een geavanceerde outputmanagement oplossing voor SAP geintroduceerd. De Océ PrintKey for SAP Business Suite software maakt het verwerken van documenten uit SAP nog eenvoudiger. Hierbij maakt het niet uit welk output-kanaal u kiest en of het om transactie, procesgerelateerde of andersoortige documenten gaat. Océ PrintKey verbindt SAP-systemen met de performance van een professioneel outputmanagement systeem en is de sleutel om output te genereren vanuit alle SAP oplossingen.
Behoefte aan uitvoer vanuit SAP
Veel bedrijfsprocessen maken het noodzakelijk om informatie ook buiten SAP beschikbaar te stellen. Een groot deel daarvan wordt in klassieke vorm op papier afgedrukt. In toenemende mate gebeurt de transfer van informatie echter ook op digitale media en per e-mail. Bij bedrijven met een groot klantenbestand, zoals energiebedrijven of aanbieders van telecommunicatie, worden papieren formulieren afgedrukt en verzonden. In de communicatie met klanten is het belangrijk om de correspondentie en de informatiestroom aansprekend en ook de postverzending betrouwbaar uit te voeren. Daarmee krijgt de controle van de output een steeds grotere betekenis, om bijvoorbeeld foutieve afdrukken en foutieve zendingen te voorkomen. Wat geldt voor facturen, aanmaningen etc., geldt in gelijke mate natuurlijk ook voor documenten en originelen die in SAP DBS (documentenbeheersysteem) worden opgeslagen, zoals constructietekeningen voor de fabricage van producten. Ook deze zijn op zowel papier als origineel noodzakelijk. De in het spool-systeem van SAP voorhanden functionaliteiten zijn voor deze complexe taken niet voldoende. Bovendien is de administratie van output devices in SAP extreem omslachtig. Daarom is het zinvol om deze taken te laten uitvoeren door een professioneel outputmanagement systeem buiten SAP waarbij de besturing en de controle binnen SAP gewaarborgd moet blijven.
Sturing van de uitvoer binnen SAP
Voor het efficiënte gebruik van het outputmanagement systeem is het absoluut noodzakelijk dat de besturing en de controle van de uitvoer in SAP plaatsvindt. Dit wordt bereikt via een dialoog waarmee de gebruiker, alvorens de printopdracht te activeren, alle noodzakelijke parameters kan beïnvloeden. De beoordeling van de uitvoer kan echter uiteindelijk alleen door de visualisering van het uitvoerresultaat worden bereikt. De Océ PrintKey Dialoog biedt daarvoor de SAP-gebruiker een preview van het af te drukken document aan. Deze preview maakt het mogelijk om documenten te controleren die buiten SAP worden verwerkt. Documenten die via een batchverwerking zijn aangemaakt en buiten SAP worden behandeld, kunnen via de spoolview worden weergegeven.
Controle van de uitvoer binnen SAP
SAP voorziet niet in de mogelijkheid om te controleren of uitvoer feitelijk heeft plaats gevonden. Océ PrintKey biedt wel de mogelijkheid om alle meldingen van de outputmanagement systemen, en aangesloten apparatuur, terug te melden. Daardoor ziet de gebruiker in SAP of zijn uitvoer succesvol heeft plaats gevonden of dat er een fout is opgetreden. Hij krijgt daarmee de volledige controle van de complete uitvoer-workflow in SAP. De diepte van de controle kan aan alle behoeften worden aangepast, bijv. de herbevestiging van elke afzonderlijke factuur van een factureringsbatch, vanaf de start van de uitvoer totdat ze allemaal in de envelop zitten.
Formulier ontwerp
Omdat via de Océ PrintKey interface alle mogelijkheden van een professioneel outputmanagement systeem beschikbaar zijn binnen SAP is het ook mogelijk om alle formulieren hierin te ontwerpen en te beheren. Op deze manier kunnen formulieren ontworpen worden met Océ Document Designer wat een verbetering is t.o.v. Sap-script en SmartForms. Dit verkort ontwikkeltijden en vergemakkelijkt aanpassingen en onderhoud. Een centraal outputmanagement systeem beperkt zich ook niet alleen tot de output vanuit SAP waardoor u ook vanuit uw andere systemen en processen met dezelfde look and feel formulieren kunt gebruiken.
De voordelen in een oogopslag
Lagere drukkosten door optimalisering van het bestaande SAP-systeem
Directe terugmelding over de actuele status van de opdracht
Samenvoegen van verschillende documenten in één uitvoeropdracht
Sturing en controle van SAP-uitvoeropdrachten
Aansluiting op toonaangevende print- en plotmanagementsystemen
Platformneutraliteit voor het gebruik in heterogene systeemenlandschappen
Océ-Nederland B.V.
Elke organisatie heeft naast specifieke taken en doelen haar eigen strategie en karakter. Voor alle ondernemingen en instellingen in een moderne samenleving geldt het groeiend belang van informatie. Zowel de hoeveelheid, als de snelheid waarmee informatie ontstaat, neemt blijvend toe. Daarmee wordt vooral de manier waarop mensen met informatie omgaan en onderling uitwisselen belangrijk. In die ontwikkeling richt Océ zich in de kern op oplossingen om het delen, uitwisselen en produceren van informatie voor een organisatie te optimaliseren. Document Management op zijn best.
Océ levert producten, systemen, diensten, software en materialen voor onder andere printen, kopiëren, scannen en archiveren. Informatie is steeds beter toegankelijk en alom beschikbaar. Documentstromen worden complexer en het belang van gedegen Document Management neemt toe. Océ beheerst die discipline als geen ander en is in staat om op basis daarvan het onderscheidend vermogen voor een organisatie te vergroten. Zo creëert Océ een wereld van verschil.