Océ COSMOS, systeem voor automatisering van documentprocessen voor print en non-print workflows
De workflow voor het produceren van de juiste uitvoer op een apparaat (printer, archief, e-mail, web) bestaat doorgaans uit verschillende stappen. Een of meer IT-systemen genereren gegevens in een of andere vorm. Deze gegevens moeten worden opgesplitst, verzameld, gesorteerd, omgezet in een andere indeling, een elektronisch formulier moet worden toegevoegd en opnieuw gecombineerd, enzovoort. Deze voorbereidende stappen kunnen bestaan uit afzonderlijke oplossingen (Island Solution) in plaats van met elkaar verbonden processen.
In de meeste gevallen resulteert dit in een workflow zonder structuur, met veel handmatige interventies en een hoog foutpercentage. Een ander nadeel is dat eventuele fouten moeilijk op te lossen zijn, omdat er niet één enkel controlepunt is en geen tool om de status van de workflow te centraliseren.
In deze situatie kan Océ COSMOS helpen als een integrator. Océ COSMOS plaatst alle relevante applicaties in een uitvoerlaag. Applicaties kunnen eenvoudig worden geïntegreerd en vervangen, omdat de interface altijd wordt beheerd door Océ COSMOS. Het is altijd duidelijk wat de status van de verschillende jobs in de workflow is, waardoor volledig beheer vanaf één enkel bedieningspunt mogelijk is.
Eén product voor vele applicaties
Océ COSMOS kan verschillende processen met elkaar verbinden in één coherente en georganiseerde procesworkflow die volledig geautomatiseerd, aangestuurd, gecontroleerd en beheerd kan worden. Handmatige stappen kunnen worden vervangen om de efficiency te vergroten en het risico op fouten te verkleinen. Océ COSMOS kan tevens worden gebruikt om de bedrijfskritische workflow in zijn algemeen te beheren, eventueel zonder enige printactiviteiten.
Omdat alle informatie en gegevens door Océ COSMOS gevoerd worden, zijn ze altijd beschikbaar. Dit is interessant voor het management, omdat dit altijd overzicht heeft over de doorvoer, het foutpercentage en de kosten. Océ COSMOS biedt tools voor het automatisch en periodiek genereren en afleveren van rapporten en statistieken.
Océ COSMOS zou aan de klantzijde het chassis kunnen zijn voor de integratie van de betreffende applicaties en voor het koppelen van de klantomgeving met de oplossingen van Océ.
Verwar het niet met een systeem voor documentmanagement. Océ COSMOS als systeem voor automatisering van documentprocessen is bedoeld om de workflow te beheren voor het maken, manipuleren en distribueren van gegevens in een print en non-print workflow.
Voor de SAP ERP-omgeving biedt Océ COSMOS integratie in twee richtingen met het SAP-systeem via het optionele pakket Océ PrintKey. Voordelen voor SAP-gebruikers zijn onder meer de voorbeeldweergave van opgemaakte documenten en het gemak van een printerdriverinterface.
Voordelen
Océ COSMOS koppelt en beheert de afzonderlijke services die vereist zijn voor complexe print- en documentproductietaken in een volledig geautomatiseerd lopend proces. Dit biedt de gebruiker tal van voordelen:
het beheer over het volledige proces
minder tijd nodig voor wijzigingen en aanpassingen
minder tijd nodig voor administratieve taken
minder tijd nodig voor foutopsporing
een korte ROI