Contact?
Neem contact met ons op voor advies en meer informatie over Océ toepassingen bij gemeenten
Gebruikerservaringen:
Gemeenten in Nederland maken jaarlijks miljoenen verschillende dossiers aan. Al deze archiefbescheiden worden opgeslagen in grote archiefkasten of ruimten. Deze archiefbescheiden nemen niet alleen heel veel ruimte in beslag, maar kunnen ook niet door verschillende medewerkers tegelijk worden ingezien en kunnen beschadigingen oplopen.
Digitalisering van uw archief bespaart u naast ruimte ook vooral tijd en u kunt samen met uw collega’s veel sneller en eenvoudiger archiefbescheiden behandelen en verwerken. Océ helpt u om snel de juiste stappen te zetten met hardware oplossingen én software oplossingen. Daarnaast is substitutie een belangrijke factor voor het digitaliseren van gemeentearchieven. Verderop leest u waarom.
Hardware oplossingen
De Océ TC4 kleurenscanner voor het scannen alle soorten archiefbescheiden. Onze geavanceerde scantechnologie biedt u krachtige mogelijkheden voor het scannen van uw gegevens en om deze veilig naar de juiste bestemming te verzenden. En elke keer opnieuw krijgt u het verwachte resultaat, voor grootformaat documenten en alle mogelijke inhoud. Zonder te hoeven wachten.
Bekijk het overzicht van onze zwart-wit en kleuren scanners voor het digitaliseren van uw archief:
Software oplossingen
Met Océ Scan2Process kunt u uw scans op een eenvoudige manier verwerken en PDF bestanden omzetten naar PDF/A formaat. Dit bestandformaat is van belang in het geval van substitutie bij digitaal archivering.
Océ heeft Océ DossierFlow ontwikkeld voor digitale dossiervorming en afhandeling van deze zaakdossiers conform wet- en regelgeving. Océ DossierFlow past volledig in het programma “Elektronische Overheid’.
Substitutie
Substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. Hierbij worden de originele bescheiden na reproductie vernietigd. Dit wil zeggen dat de reproducties de volledige plaats van de oorspronkelijke bescheiden innemen. Volgens de Archiefwet wordt dan de reproductie het archiefbescheiden. Deze reproducties kunnen zowel microfilms als scans van de oorspronkelijke bescheiden zijn en moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
In het geval van substitutie is het van belang dat de authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid van het document gewaarborgd blijft. De toegankelijkheid van archiefbescheiden zal zelfs verbeterd moeten worden wanneer er gebruik wordt gemaakt van substitutie.
Er zijn twee soorten bestandsformaten die zijn goedgekeurd om de digitale documenten in op te slaan. Hierbij is het van belang dat de documenten ook over tien of twintig jaar raadpleegbaar zijn. Aan deze eisen voldoen de bestandsformaten PDF/A en uncompressed baseline TIFF v6. Beide bestandsformaten beschikken over de mogelijkheid om de documenten over vele jaren nog te kunnen raadplegen. Met Océ Scan2Process kunt u uw archiefbescheiden digitaliseren tot PDF/A formaat.
In dit rapport treft u de resultaten aan van de vragenlijst “Digitalisering van grootformaat documenten bij Nederlandse gemeenten” (registratie verplicht).
Waarom digitaliseren van mijn archief?
Sinds 1 februari 2008 is de beleidsregel “digitale vervanging archiefbescheiden” van kracht. Deze beleidsregel maakt het voor de organen van de centrale overheid en de provincies mogelijk om papieren documenten te vervangen door een digitaal document.
Bij veel gemeenten worden ook de papieren documenten nog bewaard. Naast dit papieren document is dan ook een digitaal document aanwezig dat wordt gebruikt om mee te werken. Op deze manier lopen de papieren documenten zo min mogelijk beschadigingen op en kunnen verschillende medewerkers bij het digitale document.
In de beleidsregel “digitale vervanging archiefbescheiden” is een aantal technische specificaties opgesteld voor de hardware die gaat worden gebruikt bij het vervangen van een papieren document door een digitaal document. Océ voldoet hier volledig aan met de Océ TC4 kleurenscanner.
Begin september 2008 is Océ-Nederland B.V. het project “Make it Digital” gestart om te onderzoeken hoe de digitalisering binnen gemeenten op het moment verloopt. Hiervoor zijn verschillende gemeenten in Nederland bezocht en aan de hand van deze gesprekken is de vragenlijst “Digitalisering van grootformaat bij Nederlandse gemeenten” opgesteld. Alle 441 gemeenten in Nederland hebben de mogelijkheid gekregen om deze vragenlijst in te vullen. In totaal hebben 134 gemeenten gereageerd, een respons dus van ruim 30%.
In dit rapport treft u de resultaten aan van de vragenlijst “Digitalisering van grootformaat documenten bij Nederlandse gemeenten” (registratie verplicht).
Downloads
Ook geschikt voor de WABO zijn: