Océ Office Assessment Services

Betere verwerking van uw kantoordocumenten middels gestructureerde analyse

Verlaag uw kosten en verbeter de printworkflow van uw kantoor met een gestructureerde Océ Office Assessment. Daarbij wordt gebruikgemaakt van geavanceerde software voor het verzamelen van printdata om de printactiviteiten van uw organisatie te documenteren en de bijbehorende kostenimplicaties te bepalen. Er worden tevens vragenlijsten en interviews gebruikt voor het blootleggen van documentworkflow(s), gewoonten van eindgebruikers en vereisten die betrekking hebben op de productie. Op basis daarvan krijgt u een leveranciersonafhankelijke aanbeveling over de manier waarop u uw workflow kunt verbeteren.

Instemming van alle belanghebbenden

Océ betrekt eindgebruikers, management, printroommanagers, staf, IT-management en andere belanghebbenden bij de assessment. Wij analyseren de behoeften, zorgen en – als belangrijkste – hun dagelijks terugkerende frustraties, en betrekken alle hierop gegeven antwoorden bij de aanbevolen oplossingen. De resultaten? Een stevige basis voor acceptatie en instemming op alle niveaus binnen uw organisatie.

Een leveranciersonafhankelijke oplossing op basis van feitelijke gegevens

Het Océ Assessment rapport geeft een duidelijk beeld van de uitdagingen op printgebied binnen uw organisatie. Het rapport bevat een samenvatting voor het management, een kostenanalyse, IT-problemen, eindgebruikerproblemen, aanbevelingen en een voorstel voor een leveranciersonafhankelijke oplossing.

Transformeer uw printworkflow met behulp van een gedetailleerde routekaart

De voor u opgestelde Océ Office Assessment verschaft een gedetailleerde blauwdruk voor het verbeteren van de printactiviteiten binnen uw organisatie. Deze omvat een tijdschema en een reeks te ondernemen stappen voor non-stop vooruitgang. Met het implementeren van de aanbevelingen kunt u het volgende verwachten:

• Verlaging van uw kosten
• Gestroomlijnde bedrijfsprocessen
• Hogere productiviteit van uw medewerkers
• Nieuwe omzetkansen 

De Océ Office Assessment volgt een gestructureerd proces dat uit vijf fases bestaat: voorbereiding, dataverzameling, data-analyse, presentatie en beëindiging. Een volledige Océ Office Assessment neemt in het algemeen drie tot vijf maanden in beslag.

Hieronder ziet u een onderverdeling naar de verschillende fases.

Fase 1: Voorbereiding

•  Een projectmanager en projectgroep aanwijzen
• Tools voor testen en acceptatie verschaffen
•  Vragen voor webgestuurd onderzoek onder eindgebruikers ontvangen en goedkeuren
•  Medewerking verkrijgen van de relevante managers en eindgebruikers informeren over het project

Fase 2: Dataverzameling

• Kostencijfers verzamelen en huidige omstandigheden documenteren
• Controleren en documenteren van printactiviteiten op apparaten die wel en die niet op een netwerk zijn aangesloten
• Input van relevante gebruikersgroepen verzamelen middels onderzoeken en interviews via het web

Fase 3: Data-analyse

• Verzamelde data analyseren
• Resultaten toepassen op de totale organisatie
• Inhoud en conclusies bespreken en het uiteindelijke assessmentrapport genereren

Fase 4: Presentatie

• Presentatie voorbereiden
• Instemming van projectgroep verkrijgen voor de presentatie
• Presentatie houden

Fase 5: Beëindiging

• Geïnstalleerde software verwijderen
• Link naar webonderzoek verwijderen
• Alle informatie opschonen en overhandigen aan klant

Océ maakt gebruik van zowel kwantitatieve als kwalitatieve metingen bij het beoordelen van de behoeften en gedragswijzen binnen een bedrijf wat betreft printactiviteiten. Doordat zowel kwantitatieve als kwalitatieve methodologieën worden gebruikt, kan Océ oplossingen aandragen waarin een juiste balans is gevonden tussen zachte en harde eisen in een bedrijf.

Hieronder ziet u een overzicht van de gehanteerde methodologieën.

Kwantitatieve assessment

De kwantitatieve assessment meet harde data. Er wordt gebruikgemaakt van geavanceerde, maar niet-intrusieve software om het volgende te bepalen:

• Het aantal in gebruik zijnde printers en het aantal geproduceerde prints in een bedrijf
•  Het aantal gebruikers
• De printkosten

Deze kwantitatieve analyse wordt gebaseerd op de kostencijfers van een bedrijf en de feitelijke documentproductie.

Kwalitatieve assessment

De kwalitatieve assessment meet de 'zachte' feiten van een bedrijf, zoals de manier waarop documenten worden geprint (kleur, nabewerking, etc.) en waarom die speciale voorzieningen worden gebruikt, hoe printroomservices worden beoordeeld en welke documentprocessen als cruciaal voor het bedrijf kunnen worden bestempeld. Océ stelt een onderzoek in naar de gebruikersbehoeften om die informatie los te krijgen. Bovendien vormt het gebruikersonderzoek het begin van de gebruikersacceptatie van de nieuwe printprocedures.

Océ vult deze vragenlijst aan met selectieve interviews door de gehele organisatie heen. Deze interviews verschaffen een grondiger beeld van de printworkflow binnen een bedrijf.