In de huidige tijd neemt de behoefte aan juiste, actuele gegevens en snelle beschikbaarheid van informatie steeds verder toe. Ook in het onderwijs kan digitalisering van informatie een enorme verbetering van efficiency en kwaliteit met zich meebrengen. In de meeste onderwijsinstellingen is het gebruik van ICT middelen voor onderwijsdoeleinden al volledig ingeburgerd. De aandacht verschuift nu naar het gebruik van ICT toepassingen voor de ondersteunende processen, zoals contractbeheer, documentverwerking, accreditatieprocessen en dossiervorming.
De uitdagingen
Onderwijsinstellingen zijn te typeren als documentintensieve organisaties. Als gevolg hiervan zijn uw medewerkers veel tijd kwijt met het verzamelen, opslaan, beheren en raadplegen van informatie. Niet alleen kost dit veel tijd, de kans op fouten is groot doordat de gebruikte informatie niet actueel of volledig is.
Een voorbeeld hiervan is het inschrijven van leerlingen en studenten; dit proces gaat ieder jaar gepaard met grote
hoeveelheden documenten. Maar u kunt ook denken aan het proces van factuurverwerking. Organisaties ontvangen
wekelijks grote hoeveelheden facturen. Het afhandelen van deze facturen is een tijdrovend en complex proces, waar
verschillende disciplines binnen uw organisatie bij betrokken worden.
De oplossing
Océ DossierFlow is een oplossing waarmee u documentintensieve processen optimaliseert door geautomatiseerde ondersteuning. Met Océ DossierFlow kunnen dossiers digitaal opgebouwd en afgehandeld worden. De vaak grote en her en der verspreide papieren dossiers worden vervangen door eenduidige digitale dossiers. En ook de communicatie om processen af te handelen vindt volledig digitaal plaats. Daarnaast worden afhandeltermijnen in de gaten gehouden, zodat de kans dat deadlines overschreden worden aanzienlijk wordt verminderd.
Terug