Burgers betalen jaarlijks diverse belastingen aan gemeentelijke instanties. De meest bekende voorbeelden hiervan zijn de Onroerend Zaakbelastingen en de Afvalstoffenheffing. Voor het heffen van deze belastingen versturen gemeentelijke instanties ieder jaar weer een groot aantal documenten. Niet alleen de belastingaanslagen zelf worden opgestuurd, ook verminderingsnota’s, storneringen, vervolgacceptgiro’s, aanmaningen worden in grote aantallen geprint en verstuurd.
De uitdagingen
Niet alleen wordt er een grote diversiteit aan documenten verstuurd, ook de omgeving of applicatie waar deze
documenten vandaan komen verschilt. Zo maakt een gemeentelijke instantie vaak gebruik van meerdere belastingapplicaties. Deze applicaties genereren alleen data, zonder rekening te houden met een specifieke opmaak van documenten. Als gevolg hiervan is er weinig uniformiteit in de verschillende belastingaanslagen die door gemeentelijke instanties worden gegenereerd. Ook is het samenvoegen van verschillende documenten hierdoor lastig.
Afhankelijk van de hoeveelheid documenten wordt de keuze gemaakt om een run intern te printen of extern te laten vervaardigen. Hierdoor hebben de geproduceerde documenten vaak geen uniforme lay-out en uitstraling. In het geval van uitbesteding heeft de gemeente geen controle over de lay-out van het document, terwijl uitbesteding van dit werk vaak hoge kosten met zich meebrengt en langer duurt dan interne vervaardiging. Daarnaast zijn eenmaal verstuurde documenten in de huidige situatie vaak moeilijk te reproduceren.
De oplossing
Met de Océ oplossing horen deze knelpunten tot het verleden. De combinatie van een tweetal softwarepakketten, Océ
PRISMAsatellite for ERP en Océ Document Designer, maakt het mogelijk om vanuit diverse applicaties en omgevingen documenten in eigen beheer in een uniforme lay-out te produceren en te distribueren. Hiermee heeft uw organisatie de opmaak van documenten volledig in eigen hand. U heeft meer controle over het gehele proces, wijzigingen in documenten zijn eenvoudig door te voeren en de uniformiteit van uw documenten is gewaarborgd.
Terug