Periodiek komen de gemeenteraad en commissieleden tijdens een raadsvergadering of commissievergadering bijeen om de lopende zaken te bespreken.
De raadsleden en commissieleden ontvangen voorafgaand aan de vergadering de stukken die behandeld worden tijdens de vergadering. De raadsstukken en commissiestukken worden in verschillende vormen (digitaal per e-mail of in geprinte vorm per post) opgestuurd aan de raadsleden en commissieleden. Niet alle stukken hoeven naar alle leden; afhankelijk van het onderwerp ontvangen slechts die raadsleden die hierbij betrokken zijn de benodigde stukken. Dit proces verloopt op dit moment in de meeste gevallen handmatig. Deze werkwijze vergroot de kans op fouten en is arbeidsintensief.
De uitdagingen
Aangezien de raadsstukken en commissiestukken in verschillende samenstellingen, op verschillende momenten naar verschillende leden worden gedistribueerd is de kans op fouten in het hele proces groot. De medewerkers op de centrale reproafdeling dienen iedere keer goed na te gaan welk raadslid en commissielid op welke manier en op welk moment de stukken wil ontvangen. Daarbij moet al in het productiestadium worden nagedacht welke leden welke stukken dienen te ontvangen. Deze werkwijze is tevens zeer arbeidsintensief. Gedurende de periode voorafgaand aan de raadsvergadering worden diverse wijzigingen in de agenda en stukken zelf aangebracht, wat de kans op fouten en extra werk nog eens vergroot. Kortom, binnen veel gemeenten is het printen, verzamelen en distribueren van raadsstukken een foutgevoelig, arbeidsintensief en kostbaar proces. De uitdaging zit in het efficiënter laten verlopen van deze werkwijze en daardoor de kans op fouten te minimaliseren.
De oplossing
Gebaseerd op onze jarenlange ervaring met documentprocessen binnen gemeenten biedt Océ een oplossing waarmee het proces van printen, verzamelen en distribueren van raadsstukken efficiënter kan verlopen. Deze document reproductieoplossing bestaat uit een doordachte combinatie van hard- en software waarmee het proces van printen, verzamelen en distribueren van raadsstukken volledig wordt geautomatiseerd.
Nieuws
Terug