“Océ DossierFlow zit eenvoudig in elkaar, is gebruikersvriendelijk en snel te implementeren en direct toe te passen in onze processen”, aldus Gerard Janssen van de gemeente Heumen.
Voor wie?
Alle lokale overheden en andere overheidsinstellingen.
Wat?
Océ DossierFlow verbindt de frontoffice van de gemeente (website, telefoon, balie) met de informatie in de backoffice. De koppeling wordt gelegd via een midoffice, waarin:
Zaakdossiers digitaal worden aangemaakt, beheerd en afgehandeld.
Alle zaaktypen direct beschikbaar zijn, inclusief bijbehorende kenmerken, documenttypen, doorlooptijden en afhandelingtermijnen.
Processen (‘zaken’) zijn ingericht volgens de wettelijke normen en regels.
Gebruikers niet productgericht, maar zaakgericht werken.
Voordelen
Kortdurend vooronderzoek.
Implementatie in één dag: alle zaaktypen zijn direct en volledig beschikbaar.
Zeer gebruikersvriendelijk: gebruikers kunnen direct aan de slag.
Hoge gebruikersacceptatie: het systeem ondersteunt bestaande werkwijzen.
Onderhoud en beheer in eigen beheer.
Koppelingen aan andere systemen op basis van open standaarden.
Processen (‘zaken’) zijn ingericht volgens de wettelijke normen en regels.
Betere dienstverlening aan burgers en bedrijven.
Lage investeringskosten.
Océ DossierFlow in top-10 digitale zaaksystemen
In een vergelijkend onafhankelijk onderzoek naar digitale zaaksystemen, uitgevoerd door M&I/Argitek in 2009, behaalde Océ DossierFlow hoge scores. Als sterke punten werden genoemd:
Krachtig in zijn eenvoud, gebruiksvriendelijk, weinig beheer.
Goede postintake, goede zaakbehandeling, inclusief checklists en acties.
Snel en breed in te zetten zaaksysteem.
Intuïtieve manier van uitbreiden van werkprocessen (‘smart’).
Prijs.
Op de onderdelen Zaakbehandeling, Usability, Eenvoud en Kosten/TCO behaalde Océ DossierFlow zelfs de hoogste score.
De oplossing
De gemeente Heumen heeft met behulp van Océ DossierFlow als eerste gemeente al haar bedrijfsprocessen gedigitaliseerd in het streven naar verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Belangrijkste reden voor invoering van een elektronisch systeem is dat alle informatie digitaal en toegankelijk moet zijn, voor iedereen, op ieder moment, op elke werkplek. Vooraf is bepaald dat het systeem moest bijdragen aan een transparante werkwijze, persoonlijke informatieservice aan burgers en bedrijven en digitale betrouwbaarheid.
Terug