Burgers, organisaties en bedrijven verwachten tegenwoordig een klantgerichte overheid, met een efficiënte digitale dienstverlening en een goede 24/7 bereikbaarheid. De elektronische dienstverlening staat tegenwoordig dan ook hoog op de politieke en bestuurlijke agenda.
Een belangrijke voorwaarde voor een verbeterde dienstverlening is een optimale interne bedrijfsvoering. Een belangrijke stap hierin wordt genomen door zaakgericht te gaan werken, waarbij zaken en bijbehorende dossiers digitaal worden beheerd en door behandelaars gezamenlijk worden afgehandeld. Een efficiëntere zaakafhandeling, verbetering van de uitvoeringskwaliteit en directe contacten tussen overheid, organisaties en burgers spelen hierbij een belangrijke rol.
Océ DossierFlow is een softwareoplossing die ontwikkeld is om dit streven te verwezenlijken.
Uitdagingen bij de overheid
De dienstverlening naar burgers en bedrijven staat bij overheden centraal. Een belangrijke voorwaarde om dit te bereiken is een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Dit brengt de nodige uitdagingen met zich mee, zoals:
Het veranderingstraject van papier naar digitaal werken
Het veranderingstraject van productgericht naar zaakgericht werken
De acceptatie van het verandertraject bij de medewerkers
Het realiseren hiervan zonder langdurend voortraject en hoge kosten
Het voldoen aan wet- en regelgeving
De oplossing van Océ
Océ DossierFlow is een webgebaseerde oplossing waarin digitale dossiervorming en de digitale afhandeling van zaakdossiers volledig geïntegreerd zijn. Elke zaak wordt vastgelegd en ontsloten in een zaakdossier. Behandelaars beschikken over alle relevante informatie om gezamenlijk op een efficiënte wijze zaken af te handelen. De basis wordt gevormd door het Documentair Structuur Plan (DSP), waardoor alle zaaktypen met de bijbehorende kenmerken, documenttypen, doorlooptijden en afhandelingtermijnen direct beschikbaar zijn.